00:00:01: Am ersten Oktober haben wir in Schenkenzell wieder zum GFT Infotag eingeladen.

00:00:07: Einen Tag lang ging es um aktuelle Fragen aus der technischen Dokumentation und dem Maschinenbau, drei Vorträge standen auf dem Programm, Videoanleitungen im Service die neue Maschineverordnung und Cybersecurity im Mittelstand.

00:00:25: In dieser Folge möchte ich auf die Themen des Tages zurückblicken – was können Videoanleihtungen im Kundenservice leisten?

00:00:32: Was sollten Hersteller mit Blick auf die Maschinenverordnung jetzt angehen?

00:00:36: Und warum wird Cybersecurity zunehmend auch zu einer Aufgabe der technischen Redaktion?

00:00:42: und damit ein herzlich willkommen zu einer neuen Podcast Folge.

00:00:46: Mein Name ist Florian Zeckinger, ich arbeite bei der GFT-Akademie in der Technischen Dokumentation und heute erzähle ich Ihnen was die Referenten an unserem Infotag vermittelt haben.

00:00:57: Der Infotage begann am Vormittag mit Ankommen, Kaffee und Gebäck.

00:01:01: Nach dem ersten Vortrag war Zeit für Austausch, bevor wir uns mittags beim Flammkuchen gestärkt haben.

00:01:08: Am Nachmittag folgten die beiden weiteren Fachforträge jeweils mit Raum für Gespräche und Fragen.

00:01:15: Genau dieser Wechsel zwischen fachlichem Input- und persönlichen Austauschen gehört zu einer solchen Veranstaltung dazu.

00:01:21: Denn viele Fragen werden erst konkret wenn man sie auf die eigene Maschine, den eigenen Serviceprozess oder die eigene Dokumentation bezieht.

00:01:31: Die drei Themen des Tages wirbten auf den ersten Blick unterschiedlich.

00:01:35: Bei genauerem Hinblick verbindet sie aber eine gemeinsame Frage, wie kommt die richtige Information zur richtigen Zeit an?

00:01:44: Beim Kunden bei den Verantwortlichen für die Maschinensicherheit und bei den Menschen, deren Unternehmen vor digitalen Risiken schützen.

00:01:53: Den Auftakt der Vorträge machte das Thema Videoanleitungen im Service und die Frage wie Videos Rückfragen verringern und Kundinnen und Kunden besser unterstützen können.

00:02:05: Der Ausgangspunkt ist vielen Unternehmen vertraut.

00:02:09: Ein Kunde möchte eine Aufgabe erledigen, kommt mit der vorhandenen Anleitung aber nicht weiter – dann wird das Support kontaktiert!

00:02:17: Das kostet auf beiden Seiten Zeit und manchmal braucht es mehr als eine Textbarschase um einen Arbeitsschritt verständlich zu machen.

00:02:26: Video kann hier helfen weil Abläufe sichtbar werden.

00:02:29: doch ein Video allein löst nicht automatisch jedes Informationsproblem.

00:02:34: Entscheidend ist, welches Format zu welcher Aufgabe passt.

00:02:38: Ein passives Video zeigt einen Ablauf.

00:02:42: Ein interaktives Format kann die Nutzerin oder den Nutzer dagegen Schritt für Schritt durch eine konkrete Situation führen.

00:02:50: Damit verschiebt sich die Frage von sollen wir Videos produzieren?

00:02:55: Zu welche Unterstützung braucht unser Kunde genau und wie findet er sie im passenden Moment?

00:03:03: Das betrifft nicht nur die Produktion des Materials.

00:03:06: Auch Aufwindbarkeit, Aktualisierung und die Verbindung mit bestehenden Servicekanälen müssen mitgedacht werden.

00:03:14: Für die technische Redaktion ist das ein spannender Punkt.

00:03:17: Gute Information muss nicht immer nur auf einer Seite stehen – sie kann gesprochen, gezeigt oder interaktiv vermittelt werden.

00:03:25: Wichtig ist dass Inhalt und Form zu Aufgabe- und Zielgruppe passen.

00:03:32: Im Vortrag wurde unter anderem gezeigt was ein Instruktionsvideo welche Filmstile hierfür zur Verfügung stehen und wann ein Instruktionsvideo sinnvoll ist.

00:03:42: Ein besonders spannender Punkt im Vortrag war für mich die Frage, was es kostet nichts zu ändern?

00:03:48: Wenn ein Servicetechniker bei einem Einsatz wiederholt lange in der Dokumentation suchen muss geht einiges an Zeit verloren.

00:03:56: Sie fehlt für die eigentliche Diagnose, für die Lösung des Problems und für den nächsten Kunden.

00:04:03: Der Vortag hat diesen Aufwand bezahlen greifbar gemacht.

00:04:07: Die Rechnung dahinter ist einfach.

00:04:09: Suchzeit pro Vorgang, mal Zahl der betroffenen Techniker und Vorgänge.

00:04:15: Bewertet mit den entsprechenden Personalkosten.

00:04:19: Schon wenige zusätzliche Minuten können sich so über viele Servicefälle zu einem erheblichen Aufwand sumieren.

00:04:26: Dazu kommen mögliche Folgekosten, etwa längere Stillstände oder zusätzliche Rückfragen wenn die benötigten Informationen nicht schnell gefunden wird.

00:04:39: Diese zahlen wir auf ein schnell die betriebswirtschaftliche Frage auf Wie viel kosten die ihr sucht nach Informationen heute?

00:04:47: Und welche Investitionen in bessere, leichter aufhindbare Serviceinformationen wie ein Instruktionsvideo rechnet sich dagegen?

00:04:58: Nach der Mittagspause ging es mit meinem Kollegen Florian Schmiedow weiter.

00:05:02: In seinem Vortrag ordnete er die Maschinenverordnung praxisnah ein und zeigte welche Fragen Hersteller, Maschinbauer und CE-Verantwortliche angehen sollten.

00:05:17: Die Maschinenverordnung gilt grundsätzlich ab dem Twentzig-Schnier-Noir.

00:05:22: Für Unternehmen heißt das, die Umstellung lässt sich nicht auf einen einzigen Dokumentationsschritt kurz vor dem Stichtag reduzieren.

00:05:30: Entscheidend ist wie Anforderungen in Konstruktionen Risikobeurteilung und Projektabwicklung einfließen.

00:05:37: Ein Beispiel aus der Präsentation machte die Übergangsfrage greifbar – bei Serienmaschinen zählt nicht einfach der Zeitpunkt des Auftrags oder des Projektsstarts.

00:05:47: Relevant man das konkrete Exemplar erstmals auf dem Unionsmarkt bereitgestellt beziehungsweise in Betrieb genommen wird.

00:05:55: Das kann dazu führen, dass baugleiche Maschinen einer Serie unterschiedlich einzuordnen sind.

00:06:06: Inhaltlich erweitert die Verordnung den Blick auf Software, Vernetzung und digitale Anveränderungen.

00:06:12: Sicherheitsrelevante Software und Parameter müssen nachvollziehbar zu jeweiligen Maschinenkonfigurationen passen.

00:06:18: Auch Firmzugriffe, Kommunikationsausfälle und spätere Anforderungen können Fragen der Maschinensicherheit berühren.

00:06:32: Ein weiterer Schwerpunkt war die wesentliche Veränderung.

00:06:35: Im Alltag wird eine Maschine im Laufe der Jahre oft umgebaut, modernisiert oder mit neuer Software versehen.

00:06:42: Ab wann ist das mehr als eine Reparatur und ein normaler Austausch?

00:06:46: Und wird es zu einer Veränderungen für die eine neue Konfirmitätsbewertung nötig sein kann?

00:06:54: Wesentlich wird die Veränderungsverordnung nach der Maschinenverordnung dann in den neuen Gefährdungen schafft oder einfahrendes Risiko erhöht.

00:07:04: Dann, wenn zusätzliches Schutzmaßnahmen erforderlich sind etwa Schutzseinrichtungen deren Einbauänderung an der bestehenden Sicherheitssteuerung verlangt oder zusätzliche Maßnahmen für die Stabilität bzw.

00:07:15: Festigkeit der Maschine.

00:07:18: Die MVO beschreibt dafür einen konkreten Prüfmaßstab.

00:07:24: Weiterhin wichtig fand ich im Vortrag besonders die Botschaft zur Dokumentation.

00:07:28: Sie beginnt nicht erst, wenn die Konstruktion abgeschlossen ist.

00:07:32: Schon früh müssen Rollen, Lieferumfang, bestimmungsgemäße Verwendung, Gefährdungen und Schutzmaßnahmen geklärt werden.

00:07:41: Prüfungen, Softwarestände und technische Nachweise gehören in denselben Prozess.

00:07:47: Am Ende müssen die Unterlagen zur tatsächlich ausgelieferten Maschine passen.

00:07:53: Das betrifft auch Schnittstellen etwa bei unvollständigen Maschinen oder verketterten Anlagen.

00:07:59: Wer integriert welche Einheit?

00:08:01: Welches Sicherheitsinformation braucht der Integrator Und wer trägt die Verantwortung für die Konformität der Gesamtmaschine?

00:08:10: Solche Fragen lassen sich leichter beantworten, wenn sie im Projektverlauf geklärt werden und nicht erst bei Übergabel.

00:08:20: Die Maschinenverordnung erfindet den Grundgedanken der Risikobioteilung nicht neu.

00:08:24: Sie macht aber deutlich dass sich Sicherheitsfunktionen auch durch Software Vernetzung und Veränderungen über den Lebenszyklus beeinflussen lassen.

00:08:33: Für die Praxis heißt das Technik, Sicherheit und Dokumentation müssen enger zusammenspielen.

00:08:44: Der Abschluss der Vorträge bildet das Thema über Risiken, Bedrohungen- und Schutzmaßnahmen für mittelständische Unternehmen – und über die wachsende Rolle technischer Redaktion bei Cybersecurity Anforderungen.

00:08:59: Ein Cyberangriff ist im Maschinenbau nicht nur ein Problem für E-Mail oder Bürokomputer.

00:09:04: Wenn Produktionssysteme betroffen sind kann der Betrieb stillstehen.

00:09:08: In den Vortragsfolien wurden typische Angriffswege wie Fishing, Ransomware und unsere Fernzugänge vorgestellt.

00:09:16: Gerade der Zugriff von außen verdient besondere Aufmerksamkeit.

00:09:21: Er ist für Wartung und Support nützlich, muss aber gut abgesichert und begrenzt sein.

00:09:32: Die Präsentation nannte eine Reihe von Maßnahmen die Unternehmen konkret überprüfen können Multifaktor-Authentifizierung für wichtige Zugänge Regelmäßige Updates eine Drinnung von Büro-IT und Produktionsnetzwerken sowie getestete Backups, darunter mindestens eine offline Kopie.

00:09:54: Auch Mitarbeitende brauchen verständliche Hinweise, woran sie verdächtige Nachrichten oder ungewöhnliche Vorgänge erkennen.

00:10:03: Der zweite Schwerpunkt war die Rolle der technischen Redaktion.

00:10:08: Wenn Produkte digitale Komponenten enthalten reicht es nicht mehr nur die Bedienung zu erklären.

00:10:15: Informationen zu sicheren Konfigurationen, zu Updates, zu Rollen und Berechtigungen oder zum Umgang mit Schwachstellen können Teil der notwendigen Produkt- und Sicherheitsinformationen sein.

00:10:29: Das verändert die Zusammenarbeit.

00:10:32: Technische Redaktionen arbeiten enger mit Entwicklung, IT-Sicherheit, Qualität und Komplienz zusammen.

00:10:40: Ihre Stärke liegt darin komplexe Anforderungen zu strukturieren, Verständte aufzubereiten und Änderungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

00:10:51: Hier schließt sich auch dann wieder der Kreis zur Maschinenverordnung.

00:10:54: Wenn Software und externe Verbindungen die Sicherheit einer Maschine beeinflussen können, müssen Schutzmaßnahmen und Nachweise zusammen gedacht werden.

00:11:04: Cyber Security ist damit nicht bloß ein separates IT-Thema.

00:11:09: Sie kann Teil der Frage sein ob eine Maschine über ihren Lebenszyklus hinweg sicher betrieben und verändert werden kann.

00:11:19: Das war unser Rückblick auf den GFT Infotag.

00:11:24: Uns hat dieser Tag gut gefallen und wir überlegen schon, welche Themen wir im nächsten Jahr angehen können.

00:11:31: Vielleicht haben Sie auch Ideen und Vorschläge?

00:11:33: Wir freuen uns über Rückmeldungen, Themenideen und natürlich auch darüber wenn wir sie beim nächsten Infotag persönlich begrüßen dürfen.

00:11:41: Weitere Informationen und passende Angebote finden Sie auf unserer Internetseite unter www.gft-akademie.de.

00:11:50: Abonnieren Sie auch unseren Podcast damit Sie keine neue Folge verpassen!

00:11:55: Ich hoffe Ihnen hat diese Episode gefallen.

00:11:57: Bis zur nächsten Folge!